রিপোর্ট ও লাভ
আপনার আসল লাভ, বিক্রি, অর্ডার কত দ্রুত এগোয়, প্রতিটি কুরিয়ার কেমন করছে, আর সেরা কাস্টমার কারা।
এই পাতায়
Reports-এ ছয়টি ট্যাব: Profit & loss, Sales, Workflow, Couriers, Customers ও Saved reports। প্রথম পাঁচটিতে আগে সময়টি বেছে নিন।
তারিখ বেছে নিন#
- দ্রুত বাটন: Today, 7 days, 30 days, This month, Last month।
- অথবা From ও To ঠিক করে Apply চাপুন।
- কিছু ট্যাবে ডাউনলোড বাটন (Orders CSV, Expenses CSV) আছে, যা অঙ্কগুলো স্প্রেডশিট হিসেবে সেভ করে।
লাভ-ক্ষতি (Profit and loss)#
এই ট্যাব বলে আপনি আসলে কত আয় করেছেন।
- Net profit (বড় করে), সাথে অর্ডার প্রতি লাভ ও মার্জিন। ঋণাত্মক সংখ্যা মানে ক্ষতি।
- Stock bought: ক্রয়ে কত খরচ করেছেন। স্টক কেনা বিক্রি না হওয়া পর্যন্ত খরচ নয়, তাই এটি লাভের ভেতরে নয়, পাশে দেখানো হয়।
- চারটি কার্ড: Revenue, Gross profit, Courier costs, Expenses।
- দিন অনুযায়ী (দীর্ঘ সময়ে সপ্তাহ বা মাস অনুযায়ী) আয়, মোট লাভ ও নিট লাভের একটি চার্ট।
- How the profit is made up: লাইন ধরে হিসাব।
| লাইন | মানে |
|---|---|
| Products sold (after discounts) | সময়ের মধ্যে পৌঁছানো অর্ডার। |
| Delivery fees charged to customers | লাভে যোগ হয়। |
| Refunds paid to customers | বিয়োগ হয়। |
| Cost of the goods delivered | ওই পণ্যগুলোর জন্য আপনার খরচ। |
| Gross profit | বিক্রি, বিয়োগ রিফান্ড, বিয়োগ পণ্যের খরচ। |
| Courier delivery charges, COD fees, return fees | কুরিয়ার যা নিয়েছে। কোনো কুরিয়ার না জানালে কুরিয়ার-এ নিজের খরচ ভরে দিন। |
| Expenses | খরচ থেকে সবকিছু। |
| Net profit | যা হাতে থাকে। |
- Top expenses ও Top products by profit দেখায় টাকা কোথায় যায় আর কোন পণ্য আয় আনে।
- একাধিক গুদাম থাকলে একটি বেছে নিতে পারেন। তখন খরচ বাদ যায় (সেগুলো পুরো ব্যবসার), আর শিরোনাম হয় Profit after courier costs।
বিক্রি (Sales)#
সময়ের জন্য অর্ডার, বিক্রি ও গড় অর্ডার (বাতিল ও ফেরত আসা অর্ডার বিক্রি ধরা হয় না: ফেরত পার্সেলের মাল ফিরে এসেছে; আর পণ্যের আয় ও লাভ অর্ডারের ছাড়ের অংশ বাদ দিয়ে), Sales by day, By channel (কোন মাধ্যমে সবচেয়ে বেশি আয়), Where orders ended up (পৌঁছেছে, ফেরত ইত্যাদি) এবং ইউনিট, আয় ও লাভসহ Top products।
ওয়ার্কফ্লো (Workflow)#
আপনার প্রক্রিয়া কতটা ভালো চলছে।
- How fast orders move: Placed → Approved, Approved → In transit ও With courier → Delivered-এর গড় সময়। সবচেয়ে ধীর ধাপটি আলাদা করে দেখানো হয়।
- Where orders stand এবং Money (বিক্রি, ডেলিভারি ফি, ডিসকাউন্ট, অগ্রিম, collected so far, still to collect)।
- মাধ্যম অনুযায়ী পৌঁছানো ও ব্যর্থ সংখ্যাসহ Where orders come from, এবং Top districts।
কুরিয়ার (Couriers)#
প্রতিটি কুরিয়ারের জন্য একটি কার্ড: পার্সেল, delivery success (পৌঁছেছে ÷ (পৌঁছেছে + ফেরত); পথে থাকা পার্সেল ধরা হয় না), পৌঁছেছে, ফেরত, পথে, গড় ডেলিভারি সময়, আদায় করা COD ও মোট কুরিয়ার খরচ।
By district দেখায় কোথায় পার্সেল পৌঁছায় আর কোথা থেকে ফেরত আসে। একটি জেলার বিচারের জন্য ৫টি শেষ হওয়া পার্সেল লাগে: ৮৫% বা তার বেশি good, ৭০–৮৫% watch, ৭০%-এর নিচে risky। ঝুঁকিপূর্ণ জেলা আগে দেখায়। প্রতিটি সারিতে সেখানে প্রতিটি কুরিয়ারের ফলও থাকে, যাতে সেরাটি বেছে নিতে পারেন। Only districts to watch বাকিগুলো লুকায়।
একই রেকর্ড অর্ডার ফর্মে এবং বুকিং ডায়ালগেও আপনাকে সতর্ক করে।
কাস্টমার (Customers)#
New customers, customers who received an order, repeat buyers, এবং পৌঁছানো অর্ডার অনুযায়ী আপনার top customers।
বকেয়া (Open balances)#
Reports → Open balances-এ ডেলিভারি হয়ে গেছে কিন্তু কাস্টমার পুরো টাকা দেননি এমন প্রতিটি অর্ডার থাকে, পুরনোগুলো আগে: অর্ডার, কাস্টমার (ট্যাপ করে কল করার ফোন নম্বরসহ), কবে ডেলিভারি হয়েছে ও কত দিন আগে, মোট দাম, কত পরিশোধ হয়েছে আর কত বাকি।
- উপরের কার্ডগুলোতে মোট বকেয়া, কতগুলো অর্ডার ও কাস্টমার, এবং কত পুরনো: ০–৭, ৮–৩০, ৩১–৬০ ও ৬০ দিনের বেশি। একটিতে চাপলে শুধু সেগুলো দেখায়; নাম, ফোন বা অর্ডার কোড দিয়েও খুঁজতে পারেন।
- কোনো সারিতে Collect চেপে পেমেন্ট রেকর্ড করুন (পুরোটা বা আংশিক)। অর্ডার পুরো পরিশোধ হলে সারিটি সরে যায়।
- মালিক, অ্যাডমিন ও অ্যাকাউন্ট্যান্টের জন্য একই মোট Dashboard-এর উপরে নোটিস হিসেবে দেখায়; কাস্টমারের পেজে Owes you আর অর্ডার তালিকায় অর্ডারের নিচে Owes দেখায়।
- যে অর্ডার এখনও পথে, বাতিল বা ফেরত হয়েছে তা কখনও ধরা হয় না। পুরো পরিশোধ হওয়া ডেলিভারি অর্ডার (কুরিয়ারের আদায় করা নগদসহ) এখানে থাকে না।
সংরক্ষিত রিপোর্ট (Saved reports)#
সংরক্ষিত রিপোর্ট একবার তৈরি হয়ে থেকে যায়, তাই গত মাসের হিসাব আপনি যেদিন সংরক্ষণ করেছিলেন ঠিক সেদিনের মতোই আবার ডাউনলোড করা যায়, পরে নতুন অর্ডার বা পরিবর্তন হলেও।
- Reports → Saved reports খুলুন।
- Report বেছে নিন: Orders বা Expenses (একটি সময়ের), Customers বা Stock on hand (আজকের ছবি), অথবা Profit and loss (একটি সময়ের; See cost prices and profit অনুমতি লাগে)।
- সময়ের রিপোর্টে From ও To ঠিক করুন (সর্বোচ্চ এক বছর, ভবিষ্যতের নয়) এবং Save report চাপুন।
তালিকায় প্রতিটি রিপোর্টের নম্বর, কোন সময়ের, কতগুলো সারি, কে ও কখন সংরক্ষণ করেছেন তা দেখায়। Download CSV ফাইল দেয়; বিন চিহ্ন (নিশ্চিত করার পর) মুছে ফেলে। একটি ব্যবসা ১০০টি রাখতে পারে। মালিক, অ্যাডমিন ও হিসাবরক্ষক রিপোর্ট সংরক্ষণ, ডাউনলোড ও মুছতে পারেন, আর প্রতিটি সংরক্ষণ অ্যাক্টিভিটি লগে লেখা থাকে।