ক্রয় ও সরবরাহকারী

সরবরাহকারীর কাছ থেকে স্টক কিনলে সেটি একটি ক্রয় (purchase) হিসেবে লিখে রাখুন। স্টক বাড়ে, পণ্যের ক্রয়মূল্য হালনাগাদ হয়, আর সরবরাহকারীর কাছে আপনার কত দেনা তা হিসাবে থাকে।

সরবরাহকারী যোগ করুন#

1. Suppliers খুলুন।
2. Add a supplier-এর নিচে Name ও Phone লিখে Add supplier চাপুন।

পাতার উপরে মোট কত দেনা তা দেখায়। প্রতিটি সরবরাহকারীর পাশে You owe ৳… বা Settled থাকে।

ক্রয় লিখুন#

1. New purchase চাপুন (Purchases বা Suppliers পাতায়)।
2. Supplier ও Date বেছে নিন।
3. Items received-এর নিচে একটি পণ্য বা SKU খুঁজে যোগ করুন। যত পরিমাণ পেয়েছেন এবং যে unit cost-এ কিনেছেন তা লিখুন।
4. নিচের অঙ্কগুলো প্রযোজ্য হলে ভরুন:
   • Shipping / import (৳): মাল আনার বাড়তি খরচ।
   • Discount (৳): সরবরাহকারী যে ছাড় দিয়েছেন।
   • Paid now (৳) ও Paid with: আজ কত দিলেন এবং কীভাবে (ক্যাশ, bKash ইত্যাদি)।
   • Note (optional)।
5. নিচের বারে Total ও You will owe ৳… দেখায়। Receive stock চাপুন।

স্টক আপনার main গুদামে যোগ হয়, আর আপনি যে দামে কিনেছেন সেই অনুযায়ী পণ্যের ক্রয়মূল্য হালনাগাদ হয়, ফলে লাভের হিসাব ঠিক থাকে।

ক্রয়ের অর্ডার: স্টক আসার আগেই চেয়ে রাখুন#

ক্রয়ের অর্ডার (purchase order) হলো স্টক আসার আগে সরবরাহকারীর কাছে যা চেয়েছেন তার তালিকা। এতে স্টক বা টাকার কিছুই বদলায় না। মাল এলে এক ধাপে সেটিকে ক্রয়ে পরিণত করেন। Purchases → Purchase orders খুলুন।

ঘাটতির তালিকা থেকে অর্ডার বানান#

কী কিনবেন তা নিজে হিসাব করতে হয় না:

• Dashboard-এর shortage alert-এ দেখায় কী ঘাটতিতে আছে (বিক্রি হয়েছে কিন্তু স্টকে নেই), শেষ হয়ে গেছে বা কমে আসছে। Make a purchase order চাপুন।
• অথবা Inventory → Restock খুলে Make a purchase order চাপুন।

অর্ডারটি খুলবে যেসব পণ্য কিনতে হবে এবং কতগুলো, তা ভরা অবস্থায়: পরের ৩০ দিনের বিক্রির সমান (চাইলে আগে Restock ট্যাবে দিনের সংখ্যা বদলে নিন)। অন্য খোলা অর্ডারে যা আগেই আছে তা বাদ যায়, তাই একই স্টক দুবার অর্ডার হয় না।

1. Supplier বেছে নিন। একাধিক ওয়্যারহাউস থাকলে Deliver to বাছুন, আর কবে আসার কথা সেই তারিখ (Expected on) দিন।
2. যেকোনো Quantity বা Expected cost বদলান, ডাস্টবিন চেপে পণ্য বাদ দিন, বা সার্চ করে আরেকটি যোগ করুন।
3. চাইলে Note for the supplier লিখুন, তারপর Place order চাপুন।

পাঠান, তারপর গ্রহণ করুন#

অর্ডারের পাতায় যা চেয়েছেন তা দেখায়। Copy message তালিকাটিকে সাধারণ লেখা হিসেবে কপি করে, যা WhatsApp বা Messenger-এ সরবরাহকারীকে পাঠাতে পেস্ট করা যায়।

স্টক এলে Receive stock চাপুন। ক্রয়ের ফর্ম সরবরাহকারী ও পণ্য ভরা অবস্থায় খুলবে: পরিমাণ বদলে আসলে যা এসেছে তা দিন, Shipping / import ও Paid now যোগ করুন, তারপর Receive stock চাপুন। স্টক আপনার বাছা ওয়্যারহাউসে যায়, ক্রয়মূল্য হালনাগাদ হয়, আর অর্ডারটি Received হয়ে ক্রয়ের লিংক দেখায়।

মত বদলালে Cancel order চাপুন। কোনো টাকা দেওয়া হয়নি, স্টকও নড়েনি, তাই আর কিছু বদলায় না: অর্ডারটি Cancelled হয়ে তালিকায় থাকে। আসার তারিখ পেরিয়ে গেলে Late দেখায়।

সরবরাহকারীকে টাকা দিন#

1. Suppliers খুলে সরবরাহকারীকে বেছে নিন।
2. Record a payment-এর নিচে Amount (৳) দেখুন (এটি আপনার পুরো দেনা দিয়ে শুরু হয়), Method ও Date বেছে নিন, একটি Note দিন।
3. Record payment চাপুন।

সরবরাহকারীর বাকি কমে যায়। ক্রয় লেখার সময়ও Paid now দিয়ে টাকা দেওয়া যায়।

ভুল ক্রয় লেখা হয়ে গেছে?#

তালিকা থেকে ক্রয়টি খুলে Void purchase চাপুন (শুধু মালিক ও অ্যাডমিন)। ক্রয়ে যে স্টক যোগ হয়েছিল তা আবার বাদ যায়, যা কেবল তখনই সম্ভব যখন সেই স্টক এখনও হাতে আছে।