একটি অর্ডারের বিস্তারিত
অর্ডারের নিজের পাতার সবকিছু: এডিট, পেমেন্ট, নোট, ফাইল সংযুক্তি, লগ, বাতিল ও আবার চালু করা।
এই পাতায়
অর্ডার নম্বরে ক্লিক করলে অর্ডারের পাতা খুলবে।
উপরে অর্ডার নম্বর, তার স্ট্যাটাস, COD (বা পরিশোধিত) ট্যাগ, তারিখ ও মাধ্যম দেখবেন। ← ও → আগের বা পরের অর্ডারে নিয়ে যায়। ডানের বাটনগুলো স্ট্যাটাসের উপর নির্ভর করে।
কার্ডগুলো#
| কার্ড | কী পাবেন |
|---|---|
| Order overview | স্ট্যাটাস, অর্ডারটি কার দায়িত্বে, মাধ্যম, পেমেন্টের ধরন, তৈরির সময়। |
| Delivery operations | Shipping date, preferred partner, এবং কোন কুরিয়ারে বুক হয়েছে। |
| Customer and location | কাস্টমার, তার ফোন (কপি ও হোয়াটসঅ্যাপসহ), কুরিয়ারের সাথে তার রেকর্ড, আর Edit সহ ডেলিভারির ঠিকানা। |
| Note for courier and invoice / Internal notes | দুটি ট্যাব। প্রথমটি ছাপা হয় ও কুরিয়ারকে যায়; দ্বিতীয়টি শুধু আপনার টিমের জন্য। |
| Attachments | যে ফাইল জুড়েছেন: পেমেন্টের স্ক্রিনশট, পার্সেলের ছবি, সই করা স্লিপ। |
| Items | প্রতিটি পণ্য, SKU, দাম, ডিসকাউন্ট, পরিমাণ ও মোট; তারপর ডেলিভারি ফি, থাকলে tax ও rounding লাইন (Settings-এ ঠিক করা) এবং Collect on delivery। আগের তারিখে লেখা বিক্রিতে Entered লাইনও থাকে, যাতে আসলে কখন লেখা হয়েছে তা দেখায়। |
| Payments history | পাওয়া প্রতিটি পেমেন্ট, আর এখনও কত আদায় বাকি। |
| Shipping | কুরিয়ার, ট্র্যাকিং কোড, কনসাইনমেন্ট আইডি, ক্যাশ অন ডেলিভারি ও কুরিয়ারের আপডেট। |
অর্ডার কারও দায়িত্বে দিন#
Assigned to-এর পাশে Assign চেপে টিমের একজনকে বেছে নিন। অর্ডারটি তার My orders-এ আসবে।
অর্ডার এডিট করুন#
অর্ডার Pending, On hold, Approved বা Processing থাকলে এবং কুরিয়ারের হাতে না গিয়ে থাকলে এডিট করা যায়।
- Edit চাপুন।
- পণ্য, পরিমাণ, দাম, ডিসকাউন্ট, ডেলিভারি ফি, নোট, শিপিং তারিখ, পছন্দের পার্টনার, মাধ্যম বা কাস্টমারের নাম ও জায়গা বদলান।
- Save চাপুন। প্রতিটি বদলের সাথে স্টক ঠিক হয়ে যায়: বেশি লাগলে আরও কমে, কম লাগলে ফেরত আসে।
সম্পাদনার পর মোট দাম কাস্টমার যা আগেই দিয়েছেন তার নিচে নামতে পারে না: ফর্ম তা জানায় এবং সেভ হয় না। আগে একটি পেমেন্ট বাতিল করুন, বা ছাড় কম দিন। একইভাবে ছাড় পণ্যের দামের বেশি হতে পারে না।
পেমেন্ট রেকর্ড করুন#
কাস্টমার আপনাকে টাকা দিলে (bKash, Nagad, ব্যাংক, ক্যাশ) অর্ডারে তা লিখে রাখুন।
- Payments history-তে Add payment চাপুন।
- method বেছে নিন, amount ও transaction ID লিখুন, চাইলে নোট দিন।
- Save চাপুন। Paid ও Due সঙ্গে সঙ্গে বদলে যায়।
কোনো পেমেন্ট যা বাকি আছে তার চেয়ে বেশি হতে পারে না। ভুল পেমেন্ট মালিক, অ্যাডমিন বা অ্যাকাউন্ট্যান্ট বাতিল করতে পারেন। কুরিয়ার যে ক্যাশ আদায় করে তা এখানে লিখতে হয় না: সেটি COD-তে মেলানো হয়।
ডেলিভারি হওয়া অর্ডারের টাকা পুরো না পেলে#
যে অর্ডার ডেলিভারি হয়ে গেছে কিন্তু টাকা পুরো পাওয়া যায়নি, তার একটি বকেয়া (open balance) থাকে: কাস্টমারের কাছে আপনার পাওনা টাকা। হিসাব: অর্ডারের মোট দাম, বাদ আপনার রেকর্ড করা পাওয়া টাকা (অগ্রিম ও পরের পেমেন্ট), বাদ কুরিয়ারের আদায় করা নগদ, বাদ কাস্টমার যা ফেরত দিয়েছে তার দাম।
- অর্ডারে হলুদ Open balance ৳… ট্যাগ ও উপরে একটি নোটিস দেখায়; টাকার বক্সে Collect on delivery-এর জায়গায় Open balance লেখা থাকে।
- কাস্টমার টাকা দিলে Payments history-তে Record payment চাপুন। পুরোটা বা আংশিক দিতে পারেন; বকেয়া সেই পরিমাণ কমে যায়, আর কিছু বাকি না থাকলে অর্ডারে Paid in full দেখায়।
- ভুল পেমেন্ট মালিক, অ্যাডমিন বা অ্যাকাউন্ট্যান্ট বাতিল করতে পারেন; টাকাটা আবার বকেয়ায় ফিরে যায়।
- Logs ট্যাব দেখায় কখন অর্ডার বকেয়াসহ ডেলিভারি হয়েছে এবং কখন বকেয়া শোধ হয়েছে।
- কুরিয়ার যে পার্সেলে নগদ আদায় করেছে তাতে কোনো বকেয়া থাকে না: কুরিয়ারের নগদ পাওয়া টাকা ধরা হয়। কুরিয়ার অর্ডারের চেয়ে কম আদায় করলে (আংশিক ডেলিভারি), কাস্টমার যা ফেরত দিয়েছে তা Returns-এ রেকর্ড না করা পর্যন্ত ঘাটতিটা বকেয়া থাকে।
সব বকেয়া একসাথে Reports → Open balances-এ দেখা যায় (Reports দেখুন)।
ফাইল সংযুক্ত করুন#
Attachments-এ Attach a file চেপে একটি ছবি বা PDF বেছে নিন (প্রতিটি ৫ MB পর্যন্ত)। কাস্টমারের পেমেন্টের স্ক্রিনশট বা সই করা স্লিপ রাখতে ভালো।
Logs ট্যাব#
Logs হলো অর্ডারের ডায়েরি: সবচেয়ে নতুন আগে, দিন ধরে সাজানো (আজ, গতকাল, তারপর তারিখ)। প্রতিটি লাইনে এক বাক্যে কী ঘটেছে, ধরন অনুযায়ী ছোট ছবি, সময়, আর কে করেছে তা থাকে:
- Status বদল দুটি স্ট্যাটাস পাশাপাশি দেখায়, কারণ থাকলে সেটিও।
- Courier লাইনে কুরিয়ার আমাদের কী বলেছে তা থাকে ("Courier said: On hold")। এক ঘণ্টার মধ্যে একই উত্তর বারবার এলে তা ×3 ও সময়ের ব্যাপ্তিসহ এক লাইনে জমা হয়, আর ব্যক্তির জায়গায় "Courier" লেখা থাকে।
- Payments বাক্যের মতো পড়া যায় ("Payment received: ৳500 by bKash"), রেফারেন্সসহ; বাতিল পেমেন্টে কারণ থাকে।
- নোট উদ্ধৃতির মতো দেখায়। এডিট-এ প্রতিটি পরিবর্তন আলাদা লাইনে থাকে। ঠিকানা বদল, দায়িত্ব দেওয়া, শিপিং তারিখ, ইনভয়েস ছাপা ও ফাইল সংযুক্তির আলাদা লাইন আছে।
- যে লাইন কোনো মানুষ করেনি (সিস্টেম বা অনলাইন স্টোর), তাতে Automatic লেখা থাকে।
তালিকার উপরের বোতাম (All, Status, Courier, Payments, Notes, Changes, Files) দিয়ে এক ধরনের লাইন আলাদা দেখুন, আর সার্চ বক্সে শব্দ বা ব্যক্তির নাম খুঁজুন। কেউ অর্ডার খুলে দেখলে তা Views-এ আলাদা থাকে, যাতে যা করা হয়েছে তা চাপা না পড়ে।
পেন্ডিং অর্ডার#
Pending অর্ডারে Approve ও Put on hold বাটন দেখায়। কাস্টমারের সাথে কনফার্ম করার পর অ্যাপ্রুভ করুন।
অর্ডার বাতিল করুন#
অর্ডার যাওয়ার আগে পর্যন্ত বাতিল করা যায়।
- Cancel order চাপুন।
- একটি কারণ বেছে নিন (যেমন Customer cancelled) এবং নিশ্চিত করুন।
- স্টক তাকে ফিরে যায়। কাস্টমার কিছু টাকা দিয়ে থাকলে পাতাটি আপনাকে তা ফেরত দিতে মনে করিয়ে দেয়।
বাতিল অর্ডার আবার চালু করুন#
ভুলে বাতিল হয়ে গেছে? Reopen order চেপে নিশ্চিত করুন। অর্ডার আবার Pending হয়ে যায়, এবং নতুন অর্ডারের মতোই এগোন (অ্যাপ্রুভ, হোল্ড, এডিট)। স্টক আবার তাক থেকে কমে; ইতিমধ্যে পণ্য অন্য কোথাও বিক্রি হয়ে গেলে আবার চালু করা হবে না এবং কিছুই বদলাবে না। পেমেন্ট, কাস্টমার ও ঠিকানা থেকে যায়, আর Logs ট্যাবে কে আবার চালু করেছে তা লেখা থাকে।
Order again#
Order again একই কাস্টমার, ঠিকানা ও পণ্য নিয়ে আজকের দামে নতুন অর্ডারের ফর্ম খোলে। শুধু যা স্টকে আছে তা-ই কপি হয়।
SMS পাঠান#
Send SMS দিয়ে অর্ডারের পাতা থেকেই এই কাস্টমারকে বার্তা পাঠানো যায়। এর জন্য একটি SMS গেটওয়ে লাগে: দেখুন কাস্টমারকে SMS।