অর্ডার নেওয়া

অর্ডার নেওয়া হয় একটি ফর্মে: Create order (যেকোনো পাতার উপরের ডান কোণে) অথবা Orders → Create order। ফর্ম শুরু হয় ফোন নম্বর দিয়ে, কারণ নম্বর দেখেই Enpod বুঝে কাস্টমারটি কে।

পুরো স্ক্রিন দেখুন

ধাপে ধাপে#

1. Phone। কাস্টমারের মোবাইল নম্বর লিখুন। বাংলা অঙ্কও চলবে।
2. ফোন নম্বরের নিচের ধূসর বক্সটি দেখুন। এতে আছে এই নম্বর আগে কুরিয়ারের সাথে কেমন আচরণ করেছে: New to couriers অথবা ডেলিভারির রেকর্ড, যেমন 1 of 1 parcel delivered। দেখুন কাস্টমারকে চিনুন।
3. Name ও Order came from (ফেসবুক, হোয়াটসঅ্যাপ, ফোন কল ইত্যাদি)। সর্বশেষ বেছে নেওয়া মাধ্যমটি মনে রাখা হয়।
4. Delivery address। বাড়ি ও রাস্তা লিখুন।
5. Search area। জায়গার নাম লিখুন (Dhanmondi, Savar বা সাভার) এবং বেছে নিন: বিভাগ, জেলা ও উপজেলা নিজে থেকে ভরে যাবে। District আবশ্যক, কারণ কুরিয়ারের এটি লাগে এবং ডেলিভারি চার্জ এর উপর নির্ভর করে।
6. Items-এ পণ্যের নাম বা SKU লিখুন, অথবা বারকোড স্ক্যান করুন, এবং Enter চেপে যোগ করুন। − ও + দিয়ে পরিমাণ বদলান।
7. Delivery: ক্রেতা কীভাবে পাবেন তা বেছে নিন (দেখুন ডেলিভারি)।
8. Payment: Cash on delivery অথবা অগ্রিম (দেখুন পেমেন্ট)।
9. দরকার হলে নোট লিখুন।
10. Create the order as থেকে Approved, Pending বা On hold বেছে নিন।
11. Create order চাপুন। মোট টাকা ও আদায়যোগ্য ক্যাশ সবসময় নিচের বারে দেখা যায়।

আগে অর্ডার করেছেন এমন কাস্টমার#

নম্বরটি আগে থেকে জানা থাকলে Enpod নামটি ভরে দেয় এবং সংরক্ষিত ঠিকানা দেখায়।

একটি পুরনো ঠিকানা ব্যবহার করতে Use a saved address বেছে নিন, অথবা নতুন ঠিকানা লিখুন। একই নম্বরে আগে থেকে খোলা অর্ডার থাকলে লিংকসহ একটি সতর্কবার্তা আসে, যাতে ভুলে একই অর্ডার দুইবার না হয়।

কাস্টমারকে চিনুন#

ফোন নম্বরের নিচে আপনি কাস্টমারের আগের পার্সেলের একটি সংক্ষিপ্ত মূল্যায়ন এবং দুটি বাটন দেখবেন:

• Check courier history এই নম্বরের রেকর্ড (পৌঁছানো ও ফেরত আসা পার্সেল) যুক্ত করা কুরিয়ারের কাছে জানতে চায়।
• Flag this customer দিয়ে এমন নম্বর চিহ্নিত করুন, যে আপনাকে ঠকিয়েছে, যাতে আপনি ও আপনার টিম পরের বার সতর্ক থাকেন।

গত ছয় মাসে কোনো জেলার রেকর্ড খারাপ হলে Risky area: only 60% of parcels to Dhaka were delivered-এর মতো একটি লাইন আসে। ফোনে নিশ্চিত হয়ে নিন, আর অগ্রিম নেওয়ার কথা ভাবুন।

পণ্য (Items)#

• Search product or SKU to add নাম, SKU বা বারকোড দিয়ে খোঁজে, ইংরেজি বা বাংলায়।
• Browse products ক্যাটেগরির চিপসহ তালিকা এবং প্রতিটির স্টক দেখায়।
• একাধিক গুদাম থাকলে Ship from দেখা যায়। আপনি যেটি বেছে নেবেন সেখান থেকেই স্টক কমবে।
• প্রতিটি লাইনে কতগুলো available তা দেখায়। এর বেশি বিক্রি করা যায় না, তবে মালিক Settings-এ শূন্য স্টকে বিক্রির অনুমতি দিলে ভিন্ন কথা।
• Discount per unit: ৳ বা %-এ। এর জন্য Give discounts অনুমতি লাগে। ছাড়ের লাইনে কাস্টমারের দেওয়া দাম দেখায়; আসল (লিস্ট) দাম অর্ডারে থাকে এবং ইনভয়েসে কাটা দাগসহ দেখায়।
• Order discount (Delivery অংশে): সব পণ্যের উপর একসাথে ৳ বা % ছাড়। পণ্যের দামের বেশি হতে পারে না, আর ট্যাক্সের আগে হিসাব হয়। ডেলিভারি ফি-তে ছাড় হয় না।
• ফ্রি ডেলিভারি (Settings → Business) পণ্যের ছাড়ের পরে কাস্টমার যা দেয় তার উপর বিচার হয়: ৳২,০০০ থেকে ফ্রি হলে, ৳২,১০০-র পণ্যে ৳৩০০ ছাড় মানে ৳১,৮০০, তাই ডেলিভারি ফি লাগবে।
• Change selling prices অনুমতি থাকলে লাইনে দাম বদলানো যায়।

Price type#

কোনো পণ্যে Distributor বা Retailer দাম থাকলে আইটেমের ওপরে Price type বাছাইয়ের অংশ আসে: MRP, Distributor বা Retailer।

পুরো স্ক্রিন দেখুন

• একটি বাছলে প্রতিটি আইটেম সেই ধরনের দাম নেয়। যে পণ্যে ওই ধরনের দাম নেই তা MRP দামেই থাকে।
• কাস্টমারের স্বাভাবিক দামের ধরন থাকলে (কাস্টমারের পাতায় ঠিক করা), ফোন নম্বর লেখামাত্র ফর্ম সেটি দিয়ে শুরু হয়। এই অর্ডারের জন্য বদলাতেও পারেন।
• একটি আইটেমের দাম আলাদা করেও লিখতে পারেন। সেটি ওই ধরনের দামের তুলনায় ডিসকাউন্ট (বা বাড়তি) এবং আগের মতোই একই অনুমতির নিয়মে চলে।
• ধরনটি অর্ডারে সংরক্ষিত হয় এবং অর্ডারের পাতায় দেখায়। Edit order দিয়ে অর্ডারকে অন্য ধরনে নেওয়া যায়: দাম নতুন করে হিসাব হয়।

ডেলিভারি#

• Regular: কুরিয়ার পৌঁছে দেয়।
• Express: কুরিয়ারকে দ্রুত দিতে বলা হয় (Pathao on demand)।
• In-store pickup: কাস্টমার নিজে এসে নিয়ে যান, কুরিয়ার বা ডেলিভারি চার্জ নেই।
• Preferred delivery partner: আপনি যে কুরিয়ার চান। বুকিংয়ের পর্দা এটি দিয়েই শুরু হয়।
• Shipping date: পার্সেল কবে যাওয়ার কথা। দেরি হয়ে গেলে তালিকায় চিহ্নিত হয়।
• Ship from (একাধিক গুদাম থাকলেই): শুরুতে কাস্টমারের জেলায় যে গুদাম পাঠায় সেটি আসে (দেখুন গুদাম) এবং লেখা থাকে, যেমন serves Chattogram। চাইলে অন্যটি বেছে নিন; আপনার বাছাই থেকে যায়।

• Delivery charge: Add delivery charge বা No delivery charge বেছে নিন। পরিমাণটি একবার Settings-এ ঠিক করা থাকে (ঢাকার ভেতরে, ঢাকার বাইরে, এবং চাইলে একটি অঙ্কের উপরে ফ্রি)। প্রতিবার লিখতে হয় না।

পেমেন্ট#

• Cash on delivery (nothing paid yet) সাধারণ পছন্দ: কুরিয়ার পুরো মোট টাকা আদায় করবে।
• কাস্টমার আগেই (পুরো বা আংশিক) দিয়ে থাকলে bKash, Nagad, Rocket, Upay, bank, card বা cash বেছে নিন। অগ্রিম ৳ বা %-এ এবং ট্রানজেকশন আইডি লিখুন।
• নিচের Collect on delivery অঙ্কটি হলো মোট থেকে অগ্রিম বাদ দেওয়ার পর যা বাকি। কুরিয়ার এই টাকাই আদায় করবে।
• আপনার ব্যবসা ট্যাক্স ও রাউন্ডিং ব্যবহার করলে নিচের বারে সেগুলো আলাদা লাইনে দেখায় (যেমন VAT 5% ৳75 ও Rounding +৳2.5) এবং মোটে ধরা থাকে।

নোট#

• Note for the courier and invoice ইনভয়েসে ছাপা হয় এবং কুরিয়ারের কাছে যায় (যেমন call before delivery)।
• Internal note শুধু আপনার টিমের জন্য।
• Sale date (শুধু মালিক ও অ্যাডমিন): আজকের বিক্রি হলে খালি রাখুন। আগে করা বিক্রি, যেমন খাতায় লেখা, লিখে রাখতে আগের একটি দিন বেছে নিন। অর্ডার, তার প্রথম অবস্থার ধাপ ও স্টকের হিসাব সেই দিনের (দুপুর ১২টায়) তারিখে বসে, তাই রিপোর্ট ও স্টকের ইতিহাস সেদিনেই ধরে। অর্ডারের পাতায় আসলে কখন লেখা হয়েছে তাও দেখায়। ভবিষ্যতের দিন বা দুই বছরের বেশি আগের দিন বাছা যায় না।

Create the order as#

Create order চাপার পর#

একটি ব্যানার জানায় কোন অর্ডার তৈরি হলো (যেমন GC-0017) এবং View, Print invoice, Print slip ও Create another বাটন দেয়।

একসাথে অনেক অর্ডার#

স্প্রেডশিটে অর্ডার আছে? দেখুন ফাইল থেকে অর্ডার আপলোড। ওয়েবসাইটের অর্ডার নিজে থেকেই আসে: দেখুন অনলাইন স্টোর।